مطمئنأ تمامی شما نرم افزار مایکروسافت پاورپوینت را میشناسید. به وسیله پاورپوینت میتوانید اسلایدهایی از ناگفتنی های خود فراهم آورید، آن را تزئین کنید و در نهایت بر روی صفحه نمایش یا به کمک یک ویدیو پروژکتور بر روی پرده به نمایش درآورید. محیط این نرم افزار بر عکس محیط Word خیلی ساده است، در عین حال شما می توانید در آن رئوس مطالب را بگویید و شکلها و نمودارهای خود را در آن نمایش دهید و در نهایت آنچه در ذهنتان می گذرد و در قالب بیان نمی گنجد را به تصویر بکشید. اسلایدهای حاصل در اصل پوستری از سخنان شما هستند. نکات کلیدی خاصی در پاورپوینت نهفته است که با دانستن آنها میتوانید به این بوم متحرک، طراوت بیشتری ببخشید. در این شماره از مجله ترفند قصد داریم به معرفی این نکات اساسی و کلیدی در این نرم افزار تحت Office بپردازیم.

7ترفند مفید در نرم افزار Word با بکار بستن ترفندهای زیر در کار خود با نرم افزار Word سرعت بخشید :

اگر شما تصمیم داشته باشید که یک سند Word را برای فردی ایمیل کنید شاید ترجیح بدهید که این کار را به صورت مستقیم و از داخل خود نرم‌افزار انجام دهید تا در وقت‌تان صرفه‌جویی شود. در این ترفند نحوه‌ی انجام این کار را برای شما بازگو می‌کنیم.

Compatibility Mode یا «حالت سازگاری» قابلیتی است که در Microsoft Office 2007 از آن رونمایی شد. این قابلیت برای این امر ایجاد شد که بتوان به وسیله‌ی آن اسنادی را که توسط نسخه های قبلی آفیس ایجاد شده‎اند باز کرده و ویرایش نمود. اگر شما به وسیله‌ی Word 2007 یا نسخه‌‌های جدیدتر آن یک سند قدیمی را باز کنید، عبارت Compatibility Mode در نوار بالای Word نمایش داده می‌شود. حال ممکن است بنا به دلایلی عبارت مذکور، همواره و برای هر سند قدیمی و یا جدیدی نمایش داده شود. در این ترفند راه حلی برای رفع این مشکل معرفی می‌گردد.

در صورتی که یک سند آفیس (Word یا Excel) را از اینترنت دانلود کرده و آن را باز نمایید، این فایل در محیط Protected View گشوده خواهد شد. Protected View یا حالت حفاظت‌شده، حالتی است که در آن بسیاری از امکانات ویرایش سند غیرفعال می‌شود. این حالت به این دلیل تعبیه شده است که بدافزارهای احتمالی موجود در فایل، باعث آسیب زدن به ویندوز نشود. در این میان مشکلی که وجود دارد این است که در ویندوز 8، باز کردن فایل‌های آفیس نسخه‌های 2010 و 2013 در حالت حفاظت‌شده منجر به هنگ نرم‌افزار و باز نشدن فایل مورد نظر خواهد شد. در این ترفند 2 راه‌حل برای رفع این مشکل معرفی می‌گردد.

در آفیس 2013 هنگامی که از تب File بر روی Save کلیک می‌کنید علاوه بر امکان ذخیره‌ی فایل بر روی هارددیسک، می‌توان فایل را به طور مستقیم بر روی سرویس ذخیره فایل آنلاین SkyDrive نیز ذخیره کرد. در صورتی که هیچگاه از این سرویس استفاده نمی‌کنید و همواره از هارددیسک خود برای ذخیره فایل‌ها استفاده می‌کنید در این ترفند به نخوه ی ذخیره‌ی خودکار فایل‌ها در هارددریسک در آفیس 2013 حواهیم پرداخت.

یکی از ویژگی‌های جدیدی که در مجموعه‌ی آفیس 2013 به چشم می‌خورد، قرارگیری یک تصویر پشت‌زمینه در بالای سمت راست محیط نرم‌افزارهای آفیس است. در گذشته در این ترفند به نحوه‌ی تغییر این تصویر پشت‌زمینه پرداخته بودیم. هم اکنون قصد داریم به نحوه‌ی غیرفعال کردن این تصویر از طریق رجیستری ویندوز بپردازیم.

 در آفیس 2013 تغییرات گسترده‌ای به ویژه در زمینه‌ی ارتباطات آنلاین با اینترنت در محیط آفیس صورت گرفته است. به عنوان مثال برخی از تنظیمات مرتبط با آفیس مستقیماً با سایت مایکروسافت چک می‌شود و در این میان آپلود و دانلودهایی صورت می‌گیرد. در صورتی که علاقه‌ای به این موضوع ندارید در این ترفند قصد داریم به معرفی نحوه‌ی افزایش امنیت حریم شخصی در آفیس 2013 خواهیم پرداخت.

 فرض کنید چندین فایل متنی در اختیار دارید و قصد دارید متون این فایل‌ها در یک فایل Word وارد کنید. یا به عبارت دیگر چند فایل متنی را با هم ادغام کنید. این کار به وسیله‌ی یک قابلیت کاربردی در Microsoft Word امکان‌پذیر است. در این ترفند به نحوه‌ی انجام این کار می‌پردازیم.

برای  دانلود اکتیوکتور آفیس 2013 به ادامه مطلب بروید 

 در آفیس 2013 تغییرات گسترده‌ای به ویژه در زمینه‌ی ارتباطات آنلاین با اینترنت در محیط آفیس صورت گرفته است. به عنوان مثال برخی از تنظیمات مرتبط با آفیس مستقیماً با سایت مایکروسافت چک می‌شود و در این میان آپلود و دانلودهایی صورت می‌گیرد. در صورتی که علاقه‌ای به این موضوع ندارید در این ترفند قصد داریم به معرفی نحوه‌ی افزایش امنیت حریم شخصی در آفیس 2013 خواهیم پرداخت.

 فرض کنید چندین فایل متنی در اختیار دارید و قصد دارید متون این فایل‌ها در یک فایل Word وارد کنید. یا به عبارت دیگر چند فایل متنی را با هم ادغام کنید. این کار به وسیله‌ی یک قابلیت کاربردی در Microsoft Word امکان‌پذیر است. در این ترفند به نحوه‌ی انجام این کار می‌پردازیم.

 همان‌طور که می‌دانید در نرم‌افزار Microsoft Excel امکان Copy و Paste کردن سلول‌ها در محیط نرم‌افزار به آسانی وجود دارد. اما فرض کنید قصد دارید سلول‌ها را در محیط یک‌ نرم‌افزار دیگر نمایش دهید. Excel امکان کپی کردن سلول‌ها در قالب یک تصویر را فراهم می‌کند. در این ترفند به معرفی نحوه انجام این کار می‌پردازیم. این ترفند بر روی نسخه‌ی 2007 به بالای اکسل امکان‌پذیر است.

 چندی پیش در ترفندستان به معرفی ترفندی در خصوص غیرفعال کردن صفحه Start در آفیس 2013 پرداختیم. در این ترفند نحوه‌ی غیرفعال کردن صفحه‌ی Start در هر یک از برنامه‌های مجموعه‌ی آفیس 2013 به صورت جداگانه توضیح داده شده بود. مشکلی که در این خصوص وجود دارد این است که بایستی تک تک برنامه‌ها را اجرا کنید و این تنظیم را در آن‌ها اعمال کنید. اما با استفاده از ترفندی که هم‌اکنون برای شما بازگو می‌کنیم می‌توانید از طریق ویرایش‌گر رجیستری ویندوز تنها با یک تغییر، صفحه‌ی Start را در کلیه برنامه‌های آفیس 2013 غیرفعال کنید.

 یکی از ویژگی‌های جدیدی که در مجموعه‌ی آفیس 2013 به چشم می‌خورد، قرارگیری یک تصویر پشت‌زمینه در بالای سمت راست محیط نرم‌افزارهای آفیس است. در گذشته در این ترفند به نحوه‌ی تغییر این تصویر پشت‌زمینه پرداخته بودیم. هم اکنون قصد داریم به نحوه‌ی غیرفعال کردن این تصویر از طریق رجیستری ویندوز بپردازیم.

 اگر در محیط اکسل بر روی فایلی کار کنید که دارای سرستون (Header) باشد و تعداد صفحاتی که قصد چاپ کردن آن‌ها را دارید بیش از 1 صفحه‌ی کاغذ باشد حتماً متوجه این نکته شده‌اید که سرستون تنها در صفحه‌ی اول چاپ می‌شود و در صفحات بعدی تنها اطلاعات هستند که چاپ می‌شوند. به عنوان مثال اگر فایلی شامل اطلاعات شخصی افراد در اختیار داشته باشید و در سطر اول عنوان‌های هر ستون درج شده باشد (به عنوان مثال «نام»، «نام خانوادگی»، «شماره ملی» و...)، این عناوین در صفحات بعدی چاپ نخواهند شد. این موضوع چندان مناسب به نظر نمی‌رسد. در این ترفند قصد داریم روشی را بازگو کنیم که از این پس می‌توانید به آسانی سرستون‌ها را در تمام صفحات چاپ کنید.

 فرض کنید چندین فایل متنی در اختیار دارید و قصد دارید متون این فایل‌ها در یک فایل Word وارد کنید. یا به عبارت دیگر چند فایل متنی را با هم ادغام کنید. این کار به وسیله‌ی یک قابلیت کاربردی در Microsoft Word امکان‌پذیر است. در این ترفند به نحوه‌ی انجام این کار می‌پردازیم.

 همان طور که می‌دانید در محیط ویندوز می‌توانید با استفاده از کلید Backspace متون تایپ شده در ویرایشگرهای متنی مختلف را به صورت کاراکتر به کاراکتر پاک کنید. در این ترفند قصد داریم روشی ساده اما کاربری را بازگو کنیم که با استفاده از آن می‌توانید متون را به صورت تکه‌ای پاک کنید. بدین صورت که متن به صورت کاراکتری حذف نمی‌شود، بلکه متن حدفاصل یک نقطه، فاصله و علامت حذف خواهد شد. این کار به وسیله یک کلید ترکیبی انجام خواهد شد.

 یکی از مشکلات عمده ای که بسیاری از کاربران هنگام تایپ فارسی با آن روبرو هستند ایجاد نیم فاصله بین حروف یا کلمات است (نیم فاصله ، نصف فاصله ای است که توسط دکمه Space وارد می نمایید و به منظور نزدیکی بیشتر حروف در موارد خاص استفاده میشود ترفندستان). عمدتأ بسیاری از کاربران برای حل این مشکل از نرم افزارهای اصلاح صفحه کلید استفاده میکنند ، اما راه بسیار ساده تری نیز توسط خود Microsoft Word و تنها با بهره گیری از یک کلید ترکیبی وجود دارد. هم اکنون قصد داریم به معرفی این ترفند بپردازیم.

برای اینکار:
کافی است هنگامی که متن فارسی را تایپ میکنید کلیدهای ترکیبی Ctrl+Shift+2 را همزمان وارد نمایید و یا همچنین از کلید های Ctrl به همراه - استفاده کنید.
خواهید دید که یک نیم فاصله ایجاد شده است و میتوانید ادامه تایپ را انجام دهید
 منبع ترفند: وب سایت ترفندستان­

 در صورتی که در حال کار بر روی چند فایل در Microsoft Word باشید و قصد ذخیره (Save) تغییرات انجام شده در هر یک را داشته باشید، طبیعتاً ناچار خواهید بود هر فایل را به صورت جداگانه باز کرده و مراحل Save فایل را طی کنید. با استفاده از ترفندی که هم‌اکنون برای شما بازگو خواهیم کرد می‌توانید از این پس تنها با فشردن یک دکمه، تغییرات تمامی فایل‌های باز Word را به صورت همزمان ذخیره کنید. این کار در سه نسخه‌ی 2003، 2007 و 2010 آفیس توضیح داده خواهد شد.

 اگر تا به حال برای تایپ متون خود به نرم افزار Microsoft Word مراجعه کرده باشید دیده اید که هنگام تایپ متون فارسی در Word اعداد به صورت انگلیسی نمایش میابند که این موضوع میتواند یک دست بودن و زیبایی کار شما را از بین ببرد. با استفاده از این ترفند میتوانید کاری کنید که هنگام تایپ متون فارسی اعداد فارسی باشند و در زمان تایپ متون انگلیسی اعداد به صورت انگلیسی نمایش یابند. چیزی که بهترین حالت ممکن است.

فرض کنید در محیط نرم‌افزار Microsoft Excel پس از اعمال محاسبات بر روی اعداد، به نتیجه‌ای نهایی دست پیدا کردید. اما عدد نهایی آنچه که ما انتظار داریم نیست (یا به عبارت دیگر آنچه که ما دوست داریم باشد، نیست). حال برای رسیدن به عدد مورد نظر بایستی در میان انبوهی از اعداد و محاسبات، تغییر کوچکی دهیم. چنین کاری طبعاً آسان نیست. به عنوان مثال فرض کنید ما در امتحانات پایان ترم، نمرات 17، 18، 19، 15، 18 و 17 را کسب کرده‌ایم و آخرین امتحان هنوز باقی مانده است. اکنون می‌خواهیم بدانیم در امتحان آخر باید چه نمره‌ای بگیریم تا معدل ما 18 شود؟ در این زمان است که ابزار Goal Seek در اکسل به داد ما می‌رسد و این کار را انجام می‌دهد.به طور کلی این ابزار جهت تنظیم یک مقدار به گونه‌ای که نتیجه انتخابی ما حاصل شود مورد استفاده قرار می‌گیرد.

فرض کنید در محیط نرم‌افزار Microsoft Excel با استفاده از سلول‌های موجود یک ستون تشکیل داده‌اید. حال اگر قصد بخواهید این ستون را مستقیماً تبدیل به یک سطر کنید چه می‌کنید؟ یا فرض کنید قصد دارید محتویات یک سطر را به یک ستون تبدیل کنید. در این ترفند قصد داریم نحوه انجام این کار را که بسیار ساده انجام می‌شود را برای شما بازگو نماییم. این ترفند بر روی کلیه نسخه‌های Excel امکان‌پذیر است.

Excel را میتوان یکی از معروف ترین نرم افزارهای قدیمی تولید شده توسط مایکروسافت دانست که برای محاسبات ریاضی و آماری بیشترین کاربرد را داراست. مدت زمانی است که Excel 2007 در بسته Office 2007 توسط مایکروسافت عرضه شده است. در نسخه 2007 اکسل ، قابلیتهای جدیدتر و متنوع تر و همین طور ظاهری جذاب تر گنجانده شده است. اما در تاریخ 22 سپتامبر 2007 ، یک باگ ریاضی وحشتناک در اکسل 2007 یافت شد! مشکلی که واقعأ مسئولان مایکروسافت را سردرگم کرده است و تاکنون اصلاحیه ای نیز در این خصوص ارائه نشده است. لازم به ذکر است این موضوع اولین بار توسط یک رسانه فارسی زبان ، به وسیله ترفندستان منتشر میشود و در میان رسانه های خارجی نیز به تازگی به بحثی داغ تبدیل شده است.

 پس از عرضه Word و Excel در آفیس 2007 ، یکی از مشکلاتی که برای کاربران پیش آمد عدم امکان باز نمودن فایلهای تولید شده از آفیس 2007 در نسخه های آفیس قبلی مانند 2003 و XP بود. به عنوان مثال شما در کامپیوتر شخصی خود آفیس 2007 نصب دارید و یک فایل Word با آن ایجاد میکنید ، سپس آن را روی فلش دیسک خود ریخته و به محل کار میبرید ، در سیستم محل کار آفیس 2003 نصب است ، در نتیجه امکان باز کردن فایل Word را ندارید. اما این موضوع نیز چاره ای دارد! در این ترفند قصد داریم به معرفی راهی ساده به وسیله ابزاری جانبی برای باز نمودن فایلهای آفیس 2007 در نسخه های قبلی آفیس بپردازیم.

 همانطور که احتمالاً می‌دانید، امضا (Signature) امکانی است که در کلیه سرویس‌دهنده‌های ایمیل در نظر گرفته شده است. با استفاده از امضا، می‌توان همواره یک متن یا تصویر را به انتهای کلیه ایمیل‌های ارسالی خود اضافه کنید. این محتوا می‌تواند شامل نام شما یا یک پیغام تشکر‌آمیز باشد که در پایین کلیه ایمیل‌های ارسالی‌تان درج شود. در نرم افزار Microsoft Outlook که یکی از برنامه‌های بسته نرم‌افزاری آفیس جهت مدیریت ایمیل‌های دریافتی و ارسالی است نیز چنین امکانی در نظر گرفته شده است. در نسخه جدید این برنامه با نام Microsoft Outlook 2010 که همراه با آفیس 2010 عرضه شد، این امکان با کمی تغییرات نسبت به نسخه‌های قبلی برنامه وجود دارد. در این ترفند قصد داریم نحوه افزودن امضا به ایمیل‌های ارسالی در Outlook 2010 را برای شما بازگو نماییم.

 1-اگر در حال تایپ کردن یک متن انگلیسی هستید و به دنبال مترادف یک کلمه خاص می‌گردید، کافیست نشانگر را در کنار یا در زیر کلمه مربوطه ببرید و کلیدهای F7 + Shift را فشار دهید و با این کار فهرستی از کلمات مترادف آن کلمه خاص نمایش داده می‌شود.